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收据管理101:为什么需要抛弃鞋盒

由Cristina Garza.

收据管理很难

在你转身的各处,有一个业务收据 - 填塞进入您的汽车杯架,钱包,桌子,以及手臂内的其他地方。 你知道保留收据很重要,但如果你需要一个特别地找到一个,你会花几个小时倾泻来倾注角落和缝隙,找到正确的。 这听起来很熟悉吗?

 

好消息! - 根据收入公告97-22,美国国税局接受所有收据的电子副本,即正确的 - 所有收据。 对于那些对IRS LINGO缺乏激情的人来说,RP 97-22解释说,只要它与原始信息匹配并包含所有易读的相关信息(例如供应商,日期,项目,金额以及税款如果适用)。

 

繁荣!每个人都得到喧嚣!

 

今天的技术为电子存储提供了一个简单的On-Ton-Ton-Ton-Ton-Ton-Ton-Ton-Ton-Ton-Ton-Go-to-Ton-Go-to-Ton-Go的解决方案。 作为一个小企业主,你的盘子上有足够的东西!停止担心纸质收据越来越丢失或褪色,并在有组织的易于访问的收据管理系统中具有舒适。 ConsultingProSe为我们的所有小企业会计客户提供了本发明的喧嚣订阅。

 

什么是hubdoc?  哈布德 是一个电子收据管理系统,可在收据(供应商名称,日期,金额)和自动名称和文件中读取主信息。 那是对的,它为你做了肮脏的工作! 甚至更大,Hubdoc与所有主要会计系统同步(如 Xero.!)和存储系统喜欢 盒子. 这提供了额外的信息,以便您对欺骗纸张感到安全。

 

HUBDOC允许三种收据上传(以及另一个魔法选项):

 

  1. 移动的 应用程序 - 你是一个正在移动的小企业主?只需打开Hubdoc应用程序并拍摄收据的图片。瞧!你们都是套装!
  2. 电子邮件 - 是否有多个员工购买?只需让您的员工拍照或扫描收据,并通过电话或计算机发送到自定义的Hubdoc电子邮件地址。定期自动支付的账单进入您的电子邮件吗?设置自动转发到同一自定义HUBDOC电子邮件。
  3. 降低 - 有旧收据坐在桌面上需要一个更安全的家?只需打开hubdoc.com并将收据拖放到网站上。
  4. 汽车魔法 – 第四个(甚至更神奇)选项是将您的帐户直接自动将您的帐户同步到Hubdoc。大多数银行和许多主要供应商现在直接同步文档 - 例如每月陈述和账单。 那就对了!您可以每月登录十几个不同的网站,而是只能登录HubDoc以在一个地方找到所有每月的陈述。输入您的登录,选择您想要下载的文档,并观看它!别担心 - 哈布德有 高级安全,加密,是一个只读服务(对您的帐户没有更改)。

别忘了!

您可能会记得扫描500美元的管道比尔(哎哟!),但是这次旅行到Dunkin'Donuts为每周办公室会议的旅程怎么样? 以下是您想要确保不要通过裂缝的一些收据类别:

 

饭菜和娱乐

它是甜甜圈吗?eam或与潜在客户的销售会议,请务必在将收据拍摄之前拍摄照片。

专家提示: 在您写入任何提示后,请务必键盘。 这将有助于匹配您的记录20美元 随着提示的价格,购买通过银行通过25美元。

捕捉收据的图片将允许我们将银行借记与在Xero中的银行账户协调,而无需在月底返回,并想知道为什么收据没有匹配费用。这使我们能够为您提供关于神秘开支的回馈问题,让您更多时间做你所爱的事情。

 

资产购买 (如每人2500美元的设备或工具)

你买了健身房的设备吗?也许你买了一辆卡车向您的客户提供货物?保存这些大购买的收据,节省时间和挫折e税收时间。您的注册会计师将需要购买的证明,在多年的过程中支出这些大票价。保持足够的记录将有助于您证明费用,让您保持 用你的注册会计师和美国国税局出来的热水。

专家提示: 在将收据上载到Hubdoc或所选存储方法之前,请缩短序列号。
 
这将使项目添加到Xero的固定资产模块的微风!这是对的,我们将每月注册购买并自动记录您的折旧。
 

 

在个人卡上购买的物品

这是一个很大的人!您是否在商业银行账户摇滚之前购买新的水槽并在个人卡上支付电工? 当他们加起来时,请务必保持密切关注这些费用,并应记录在您的书籍上。

 

Pro提示:在捕捉照片之前收到“个人卡”。当您正在寻找此交易几年后,它将慢慢查看您的内存,以查看正常业务支票账户。

这将使您的簿记员A抬头以纪录对股权账户的费用,而无需澄清此次购买的何处。我们将能够将收据直接附加到我们的记录中,因此您的注册会计师确实知道我们在这些费用中添加的原因。关于收据的录音笔记一般是提醒自己和簿记员的好方法 - 其他想法是包括需要跟踪类别或销售区域等费用的备忘录。

 

真的有关系吗?是的!  Audits happen

通过正确的收据文档,您可以坐下来放松,了解您的指尖您需要的所有信息。 在购买时需要几秒钟拍摄照片可以节省您的More Moadaches和数千美元,当时美国国税局或州的收入部门敲门(或电子邮件收件箱)。

需要帮助实施收据管理和更好地记录您的书籍?安排免费咨询 - 我们会帮助您击败热量并管理您的收据!

 

Tags: 软件