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自行检查! 6个理由避免空白检查综合症

由Cristina Garza.

空白支票属于电影,而不是您的供应商的手

 

没有填写的金额,你不会向某人送一个“空白检查”(除非你是1994年电影由Rupert Wainwright *),那么你为什么要在没有填写的名称或备忘录字段的情况下支票?

运行小型企业可能是所有耗费,但几秒钟花了很好地记录您的检查可以节省您的几分钟和时间。

以下是您应确保始终填写“到”和“备忘录”字段的六种原因:

 

1.创建审计跟踪

您正在撰写检查的供应商通常会在今年年底收到1099。 这些付款包括租用房东,劳动力支付给分包商的租金,以及向您的注册会计师提供缴纳税款的支票。 由于所有这些付款都受到收到1099秒,因此您需要有正确的联系信息进行申请。

填写备忘录字段可以为您支付特定供应商的原因和为什么提供适当的跟踪。 这在审计的情况下尤为重要。 审计师希望有适当的文档,以及为什么将某人作为承包商而不是W2, 征税, 员工。 保持记录良好的收据和支票付款可以帮助您轻松向审核员提供必要的信息,以便他们可以确认交易的准确性。

 

你的簿记员会爱你

备忘录线是检查银行并到达您的簿记员后最有帮助的部分。 一个实例这可能是非常有帮助的,就是在一个检查中支付多个发票时。 注意到检查备忘录中的各种发票编号可以帮助您轻松地与您的付款与适当的账单相匹配。 这不仅会使您的簿记员跳跃欢乐,但它将有助于在本周末为您提供任何问题。 拥有备忘录完成将为我们提供我们需要确保我们不需要向您询问特定支票的信息。

您自己的簿记员不仅要爱你,但簿记员也会在交易的另一边。 填写收款人和备忘录线将有助于确保及时支付和适当分配资金。 这有助于确保您所做的付款与供应商上的付款方式没有差异(请参阅下一个点以上)。

 

3.最大限度地减少与供应商的争议

这也是审计自己的伟大手段,您正在支付的供应商,如果剩下的余额有问题。 通过表示备忘录中付款的确切目的,您的簿记员可以轻松追溯一份付款清单及其相关账单,以回馈供应商。

这不仅可以帮助验证您所做的付款,还可以帮助您的簿记员能够快速创建显示这些付款的报告。 这可以节省您的时间和金钱,因为我们轻松地记录您的付款并帮助您确保您可以花更多的时间与您的客户一起度过更多时间,而不是担心账单实际上已支付,或者是由于账单。

 

4.保持一致性 

包括联系人姓名可以确保报告中的一致性。 尝试始终使用正确的名称和业务名称,以便联系人保持正确分组。 一个例子将写信给Johnny Smith一次,并在下次到John Smith JR。 这可能导致混淆并创建多个联系人,在那里应该只有一个。 如果在1099规则的付款后,这可能会尤为重要。 收款人仅在收到600美元或以上的付款时仅限于1099。 如果您支付约翰尼·史密斯$ 300和约翰·史密斯JR $ 300,您可能无法意识到该个人应收到1099美元,以获得600美元的总数,因为它们将在您的报告中显示出不同的联系人,而不是被击中或超越的报告600美元门槛。

 

5.“审计证明”你的小企业

大多数银行现在包括您每月陈述中存入的检查的图像。 但是,如果您想保留自己的检查,请在他们清除之前写下您的检查,如果通过使用收据管理软件,记录这一点的一个很好的方法 哈布德. 使用Hubdoc,您可以扫描检查的图像以及与其关联的账单或收据并发送到您的在线帐户。 这将保留账单并在同一个地方一起检查。

这是在审核的情况下提供文档的另一个有用的解决方案。 审计是小企业主的祸根,但储存并准备好的文档可以帮助防止不眠之夜和不必要的担忧。 通过Hubdoc阅读有关收据文档的更多信息 在我们这里的文章中。

 

6.消除欺诈

你应该希望最好,但计划最糟糕。 最后但并非最不重要的是,在没有收款人填写的情况下移交支票正在冒险。 检查是否会落入错误的手中,可以轻松地兑现它。 供应商您写的支票可以要求从银行申请副本,以帮助他们寻求资金。 您想确保联系人填写,以便更好地防止任何收款人更改。 通过填写在检查留下手之前,拯救自己发生在您的业务的头痛。

*对于那些不熟悉这部电影的人来说,“空白支票”遵循一个占有100万美元支票的孩子的故事。

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